Beleg (Rechnungswesen)

Ein Beleg ist im betrieblichen Rechnungswesen ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Er dokumentiert ein Ereignis im Geschäftsprozess, das eine finanzielle Auswirkung auf ein Unternehmen hat und daher in der Buchhaltung erfasst werden muss.

Einer der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Der Buchungsbeleg ist Grundlage jeder Buchung und der Nachweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung. Für Buchungsbelege gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (§ 257 HGB).

Belege können aus Zahlungsvorgängen, aber auch aus allen anderen Ereignissen entstehen, die die Vermögenslage des Unternehmens ändern (beispielsweise Materialentnahmescheine oder Inventurlisten). Die Mindestangaben, die ein Beleg enthalten muss, sind die Bezeichnung des Vorgangs, das Datum und der Betrag.

Nach der Herkunft unterscheidet man zwischen externen und internen Belegen:

Externe oder Fremdbelege sind Eingangsrechnungen und -gutschriften, Quittungen, Bank- und Postbelege, Wechsel und Schecks, Handelsbriefe, Steuer- und Strafbescheide. Sie werden von anderen Wirtschaftsteilnehmern ausgestellt und dem Unternehmen im Geschäftsverkehr zugestellt.

Interne oder Eigenbelege sind Dokumente, die das Unternehmen selbst erstellt. Hierunter fallen Ausgangsrechnungen und -gutschriften, Kopien von Quittungen, Wechseln, Schecks und abgesandten Handelsbriefen, Entnahmebelege in der Materialwirtschaft, Lohn- und Gehaltslisten, Belege über Stornos und Umbuchungen und der Ergebnisverwendungsbeleg.

Abweichend davon wird im Steuerrecht unter Eigenbeleg ein Ersatz für fehlende oder verlorengegangene Rechnungen und Quittungen verstanden. An diese Dokumente werden besondere Anforderungen gestellt, sollen sie steuerlich anerkannt werden.