Redaktionssystem

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Redaktionssystem (neudeutsch auch Content-Management-Systeme genannt.)

Redaktionssysteme dienen der Verwaltung von Inhalten, insbesondere in online Medien. Wesentliches Merkmal aller Redaktionssysteme ist die Trennung von Inhalten (Content) und Design (Layout).

Redaktionssysteme im Web

Ein Redaktionssystem ermöglicht Redakteuren, ohne tiefergehende HTML-Kenntnisse Webseiten anzulegen und zu bearbeiten. Zumindest theoretisch kann man ohne jegliche "Programmierkenntnisse" Texte formatieren, verlinken etc.. Praktisch sind große Redaktionssysteme - hier spricht man dann eher von Content-Management-Systemen (CMS) - häufig kompliziert aufgebaut, bieten aber komfortable Bedienung.

Redaktionssysteme können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Die meisten Systeme nutzen eine Art Dateimanager oder einen Webbrowser, um zu der zu bearbeitenden Seite zu gelangen und sie anschließend in einem WYSIWYG-Editor zu bearbeiten. Andere Systeme bieten die Möglichkeit, wie ein normaler Seitenbesucher durch die Webseite zu navigieren. Als Redakteur authentifiziert, kann man dann Inhalt leicht erstellen oder ändern.

Redaktionssysteme in der redaktionellen Arbeit

Einsatz

Redaktionssysteme werden zur Erstellung von Printmedien und Online-Medien (Web, CD, PCA, ...), Katalogen und technischer Dokumentation in der Industrie eingesetzt. Zahlreiche täglich und wöchentlich erscheinende Zeitschriften aber auch Kataloge von Versandhäusern werden mit Hilfe solcher Systeme komplett erstellt. Im Bereich des Desktop Publishing (DTP)-Umfeld finden Redaktionssysteme immer häufiger Einsatz.

Technische Realisierung

Redaktionssysteme sind in den meisten Fällen Client-Server-Systeme. Zahlreiche Systeme arbeiten plattformübergreifend. Beliebte Kombinationen sind PC-PC und PC-Apple Macintosh.

Häufig können sie standortunabhängig betrieben werden. Diese verteilten Systeme sind häufig stark skalierbar von Einzelarbeitsplätzen bis zu ganzen Teams. Sie ermöglichen die Anbindung sowohl von internen als auch von externen Mitarbeitern sowie von externen Reportern und Auslandsgesellschaften.

Redaktionssysteme bestehen im allgemeinen aus einer relationalen SQL-Datenbank zur Speicherung aller Inhalte. Je nach Konfiguration existieren auch verschiedene Archive auf Betriebssystemebene.

Berechtigung

Der Vorteil der Redaktionssysteme liegt in der medienneutralen und auf Wunsch redundanzfreien Sicherung aller Publikationsinhalte in Datenbanken. Da die Informationen nicht formatiert vorliegen, wird häufig von Content bzw. Inhalt gesprochen.

Arbeitsweise

Gespeichert werden Texte, Bilder und z. T. auch multimediale Inhalte. Je nach Systemausführung werden diese entweder in einer SQL-Datenbank als Objekte oder direkt im Dateisystem auf dem Server gesichert.

Die Inhalte der Datenbank werden entweder mit Hilfe einer Datenbank-, Tabellen-Ansicht oder mit Texteditoren gefüllt. Je nach System können die Inhalte auch mit DTP-Applikationen eingegeben und verändert werden.

Das eigentliche Erstellen von Blättern, Katalogen und Zeitschriften geschieht zumeist nach wie vor in einem DTP-Programm, welches direkt an das Redaktionssystem gekoppelt ist. Im DTP-Programm werden die Inhalte aus der Datenbank formatiert dargestellt.

Je nach Redaktionssystem können somit aus den gleichen Inhalten unterschiedliche Publikationsarten und Medien bedient werden:

Seiten
Hefte
Kataloge
Bücher
Preislisten
Zeitschriften
Technische Dokumentation
CD-ROM, DVD
HTML, XHTML
XML
PDF

Redaktionssysteme können somit gleiche Inhalte unterschiedlich formatiert ausleiten.

Layout- oder Inhaltsorientierung

Einige Redaktionssysteme - insbesonders für aktuelle Printmedien - stellen häufig den Schwerpunkt auf ein flexibles Layout. In diesem Fall steht die medienneutrale und redundanzfreie Speicherung der Inhalte nicht im Vordergrund.

Andere Redaktionssysteme, für halbjährliche oder jährliche Publikationen setzen oft auf ein automatisiertes Layout. Bei diesen Systemen steht eine exzellente Verwaltung und Auffindung von Information im Vordergrund. Eine sichere und redundanzfreie Sicherung aller Fakten steht im Vordergrund.

Prinzipiell können durch ein automatisiertes Layout auf "Knopfdruck" ganze Kataloge erstellt werden.

Bestandteile der Systeme

Statuskonzept

Alle Inhalte und Dokumente werden mit einem Status gesichert

Rollenkonzept

Alle beteiligten Mitarbeiter werden einer Rolle zugeordnet

Benutzerrechte und -Gruppen

Die Systeme ermöglichen die Verteilung unterschiedlicher Benutzerrechte und Gruppen. Somit können Administratoren und andere Benutzer angelegt werden.

Workflowkonzept

Der Arbeitsfluss ist zumeist frei konfigurierbar.

Statistik

Die Systeme erleichtern die Ermittlung von Kennzahlen.

Prozesssicherheit

Redaktionssysteme garantieren die Prozesssicherheit bei der Erstellung geistiger Inhalte. Zum ersten Mal kann der Qualitätsgedanke aus der Produktionstechnik auch auf die Erstellung von Inhalten übertragen werden. Hierzu trägt die Informationsstrukturierung mittels SGML wesentlich bei.

Anbindung von Dienstleistern

Redaktionssysteme ermöglichen die einfache Einbindung von Dienstleistern via Remote-Zugriff. Wichtige Dienstleister sind zumeist Setzer, Übersetzer und Druckdienstleister.

Anbindung von Zusatzsoftware

In den meisten Fällen können die Systeme, soweit sie nicht darüber verfügen, zusätzliche Software-Komponenten ansteuern.

Versionsverwaltung

Redaktionssysteme können unterschiedliche Versionen von Dokumenten verwalten. Somit können alte Inhalte auf Wunsch erstellt werden. Selbstverständlich kann nachgeprüft werden, wer was wann geändert hat.

Variantenverwaltung

Auf Wunsch können von einer Publikation Varianten erzeugt werden. Da Varianten zumeist einen hohes Maß an Übereinstimmung haben können die gleiche Datenbankinhalte für unterschiedliche Publikationen genutzt werden. Der Vorteil der Wiederverwendbarkeit spielt hierbei eine große Rolle. Varianten können mehrere Versionen haben.

Terminologiemanagement

Beim Terminologiemanagement verwaltet eine Datenbank einen einheitlichen Sprachgebrauch. Durch striktes Einhalten der Terminologie, die ist bei technischen Inhalten zu empfehlen, lassen sich die Übersetzungskosten drastisch senken (siehe auch Terminologische Datenbank).

Translation Memory Systeme

Mit Hilfe dieser Systeme kann genauestens überwacht werden, welche Ursprungsinhalte in welche Zielsprachen bereits übersetzt sind und welche noch nicht. Diese Systeme tragen wesentlich zur Minimierung der Übersetzungskosten bei und schaffen eine einheitliche Übersetzung.

Strukturierte Inhalte

Gerade im Bereich der technischen Dokumentation und Kataloge sind Redaktionssysteme mit strukturiertem Inhalt interessant. Diese Systeme weisen eine Ähnlichkeit zu Content-Management-Systemen auf.

Zur Erstellung standardisierter Inhalte und Dokumente wird häufig auf eine sog. Dokumenttypdefinition - auch DTD genannt - zurückgegriffen. Eine solche Datei beschreibt den Aufbau eines Dokuments mehr oder weniger streng. Der komplette inhaltliche Aufbau wird festgelegt.

In diesem Feld bieten SGML und neuerdings XML Systeme die meisten Vorteile. Mit Hilfe dieser international anerkannten Methoden zur Beschreibung von Information lassen sich DTDs und Dokumente inhaltlich klassifizieren und genauestens strukturieren.

Viele Redaktionssysteme nutzen diese Methodik aus, um strukturierte Dokumente zu erstellen. Je nach Wunsch kann durch das Redaktionssystem oder Editorsystem eine strikte Einhaltung der DTD erzwungen werden oder nicht.

Vorteile

Der hohe Grad an Strukturierung hat mehrere Vorteile:

Medienneutralität
Metainformation: Der Informationsgehalt wird über Auszeichnung bzw. Tags beschrieben
Einfache Verwaltung und Übersicht über die gesamten gespeicherten Inhalte
Austauschbarkeit und Wiederauffinden von Information
Mehrfachverwendung von Information durch Referenzierung
Redundanzfreiheit
Automatische Formatierung mittels CSS, XSL-FO, Perl, Stylesheets, Transformationen
Einfache Anbindung an Translation Memory Systeme - auch TMS genannt.
Einfache Ausleitung der Inhalte als strukturierte PDF Dateien, HTML Dateien, etc.
Verlinkung von Inhalten
etc.

Nachteile

Das strukturierte Arbeiten erfordert eine intensive zeitaufwendige Vorbereitung, die zumeist mit hohen Kosten verbunden ist.

ggf. Dokumentenanalyse
Erstellung einer möglichst strukturierten aber flexiblen DTD
Das Modifizieren von DTDs ist teuer und betrifft alle bisherigen Inhalte
Die Befüllung der Datenbank
Das Erstellen der Formatierung
Spezialkenntnisse sind erforderlich
Häufig kein WYSIWYG
Strukturiertes und logisches Denken (schöner Nachteil ;-)
Häufig teuer

Fazit

Redaktionssysteme sind stets mit hohen bis sehr hohen Anschaffungskosten verbunden. Häufig muss ein spezialisierter Dienstleister Unterstützung leisten. Die hohen Kosten resultieren zum einen aus den notwendigen Hardware-Anschaffungen und den Lizenzkosten. Oftmals wird der hohe Dienstleistungsaufwand unterschätzt. Dieser liegt meist höher als die Anschaffungskosten selbst.

Langfristig amortisieren sich die Redaktionssysteme finanziell, da sie im "eingeschwungenen Zustand" die Arbeitsweise stark beschleunigen und somit Einsparpotentiale bergen.

Die qualitativen Aspekte und Vorteile, die sie bieten, können nicht immer finanziell ausgedrückt werden.