Mit einem oder mehreren Trennzeichen werden in einer Datei, für die Verarbeitung durch ein passendes Programm, einzelne Elemente voneinander getrennt. Trennzeichen sind spezielle Funktionszeichen. Welches Zeichen die Funktion als Trennzeichen in einer Datei einnimmt, ist frei wählbar. Neben dem Trennzeichen für Elemente werden auch Zeichen zum Trennen von Segmenten oder Zeilen verwendet.
Bei XML und HTML gibt es keine Trennzeichen, die Elemente werden durch Tags voneinander getrennt.
Alternativ zur Verwendung von Trennzeichen können Elemente in einer Datei auch durch ihre fest vorgeschriebene Position in der Datei und ihre Länge unterschieden werden. Sollte der eigentliche Inhalt eines Elementes kürzer sein als für das Element vorgeschrieben, so wird das Element durch Füllzeichen, meist Nullen oder Leerzeichen, auf die richtige Länge aufgefüllt.